Privacybeleid - Jarviss

1. Introductie

Dit privacybeleid heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop JARVISS (“wij”, “ons”, “onze” of “JARVISS”) persoonsgegevens verzamelt en verwerkt via haar website https://jarviss.nl/ (de “Website”), haar servicedesk beschikbaar via https://portal.jarviss.nl/ (de “Service Desk”) en in het kader van haar klantrelaties. U bent doorgaans een bezoeker van de Website, een bezoeker van de Service Desk of een klant van JARVISS.

JARVISS respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming (met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)). Gelieve dit privacybeleid aandachtig te lezen. Het beschrijft niet alleen uw rechten, maar ook de manier waarop u deze kunt uitoefenen.

Door gebruik te maken van onze Website of Service Desk, of door uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, erkent u de wijze waarop JARVISS uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Wie zijn we en hoe u contact met ons kunt opnemen?

JARVISS is een vennootschap opgericht naar Belgisch recht en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via onze Website, Service Desk of zoals anderszins uiteengezet in dit privacybeleid.

Company name	Jarviss
Maatschappelijke zetel	Johan Huizingalaan 400, 1066 JS Amsterdam, The Netherlands
Ondernemingsnummer	94746125

Wij hebben een Privacy Officer aangesteld, die u kunt contacteren met vragen over dit privacybeleid, uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens.

E-mailadres Privacy Officer

privacyofficer@jarviss.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

JARVISS verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens. Dit is afhankelijk van de functionaliteiten die u gebruikt op onze Website of Service Desk, de diensten waarvan u gebruik wenst te maken en de persoonsgegevens die u met ons deelt.

Indien JARVISS uw persoonsgegevens verwerkt, kunnen deze behoren tot een of meer van de volgende categorieën:

Identificatie- en contactgegevens (zoals naam en voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, (bedrijfs)adres, ondernemingsnummer en btw-nummer);
Inloggegevens (zoals gebruikersnaam en wachtwoord);
Accountgegevens (zoals informatie over uw bestelgeschiedenis en andere gegevens die u in uw account uploadt);
Technische informatie (zoals informatie over uw computer, mobiele of andere apparaten, met inbegrip van IP-adres, gebruikers-ID, besturingssysteem en browsertype);
Gebruiksinformatie (zoals informatie over uw gebruik van onze Website en Service Desk, waaronder geschiedenis, logbestanden, datum, tijd, locatie, frequentie, duur van bezochte pagina’s, toestemmingsvoorkeuren en informatie over verleende toestemmingen).

Uw persoonsgegevens zijn afkomstig van uzelf of worden automatisch door ons verzameld (in het geval van technische of gebruiksinformatie).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens, op welke rechtsgrond en hoe lang?

4.1. Algemeen

Afhankelijk van uw gebruik van de Website, Service Desk en onze diensten verwerkt JARVISS persoonsgegevens voor de doeleinden vermeld in dit artikel 4, voor zover van toepassing op uw situatie. Onze Website, Service Desk en diensten kunnen evolueren en uitgebreid worden met nieuwe functionaliteiten. In dat geval zal de onderstaande tabel indien nodig worden bijgewerkt.

Voor bepaalde verwerkingen is uw toestemming vereist. Deze toestemming is steeds vrij gegeven en u heeft het recht deze op elk moment in te trekken door een e-mail te sturen naar privacyofficer@jarviss.nl. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden of op verwerkingen die op een andere rechtsgrond zijn gebaseerd.

4.2 Verwerkingsactiviteiten

Doel	Soort persoonsgegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Beheren en beantwoorden van uw contactverzoeken en vragen (bijvoorbeeld na het invullen van een contactformulier)	Identificatie- en contactgegevens Eventuele feedback en informatie die u met ons deelt tijdens contact	Legitiem belang of uitvoering van een contract (indien van toepassing)	Zolang nodig om contact met u op te nemen (met betrekking tot een ingediend contactverzoek) Uw identificatie- en contactgegevens worden in elk geval uiterlijk 3 jaar na ons laatste contact verwijderd
Beheer en planning van afspraken, demo’s en andere meetings, inclusief opvolging (bijvoorbeeld door het versturen van relevante (achtergrond)informatie zoals commerciële aanbiedingen)	Identificatie- en contactgegevens Technische informatie Eventuele feedback en informatie die u met ons deelt tijdens een meeting	Legitiem belang of uitvoering van een contract (indien van toepassing)	Zolang nodig om contact met u op te nemen en onze afspraken en meetings te beheren Uw identificatie- en contactgegevens worden in elk geval uiterlijk 3 jaar na ons laatste contact verwijderd
Uitvoering van wervings- en selectietrajecten voor openstaande functies bij JARVISS	Identificatie- en contactgegevens Eventuele documenten en informatie die u deelt tijdens uw sollicitatie (zoals CV, motivatiebrief)	Legitiem belang of uitvoering van een contract (indien van toepassing)	Tot 5 jaar na kennisgeving aan de laatste kandidaat dat deze niet is aangenomen, tenzij een langere bewaartermijn van toepassing is volgens dit beleid
Gebruik van de Service Desk / opvolging van tickets	Inloggegevens Identificatie- en contactgegevens Accountgegevens	Uitvoering van een contract	Zolang nodig voor de uitvoering van onze contractuele relatie Uw persoonsgegevens worden in elk geval 3 jaar na afloop of beëindiging van de klantrelatie verwijderd
Verbeteren van de Website, Service Desk, gebruikerservaring en product- of dienstverlening door technische, analytische en statistische inzichten	Gebruiksinformatie Technische informatie Eventuele feedback die u verstrekt	Toestemming U hebt te allen tijde het recht kosteloos bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden door een e-mail te sturen naar: privacyofficer@jarviss.nl	De bewaartermijn varieert van de duur van een Website- of Service Desk-bezoek tot zolang uw toestemming niet is ingetrokken Technische informatie wordt in elk geval gepseudonimiseerd of verwijderd: (i) bij intrekking van uw toestemming; en (ii) drie maanden na verzameling van de gegevens Zie ook ons cookiebeleid
Beoordeling van feedback en verbeteren van de klantervaring	Identificatie- en contactgegevens Feedback die u verstrekt	Legitiem belang	Feedback en gerelateerde persoonsgegevens worden 3 jaar bewaard
Direct marketing (bijvoorbeeld promotionele e-mails en nieuwsbrieven over producten, diensten, nieuwe functies, aanbiedingen en andere relevante informatie)	Identificatie- en contactgegevens Technische informatie	U kunt te allen tijde kosteloos bezwaar maken tegen verwerking voor direct marketing door een e-mail te sturen naar: privacyofficer@jarviss.nl	Zolang uw toestemming niet is ingetrokken Contactgegevens worden verwijderd zodra JARVISS merkt dat deze niet meer in gebruik zijn Zie ook ons cookiebeleid
Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld reageren op verzoeken van betrokkenen, respecteren van voorkeuren, beschermen van rechten van derden)	Identificatie- en contactgegevens Gebruiksinformatie Technische informatie Eventuele aanvullende informatie die u verstrekt of nodig is voor wettelijke naleving	Wettelijke verplichting	Bewaartermijn varieert van de duur van een Website- of Service Desk-bezoek tot zolang wettelijk vereist Uw persoonsgegevens worden in elk geval 10 jaar na afloop of beëindiging van onze (klant)relatie verwijderd
Uitvoering van bedrijfsadministratie (bijvoorbeeld beheer van klantrelaties en behandelen van klachten)	Identificatie- en contactgegevens Informatie over bestelde producten, software en diensten Eventuele aanvullende informatie die u verstrekt of die betrekking heeft op onze relatie	Legitiem belang	Zolang nodig voor de legitieme belangen van JARVISS Uw persoonsgegevens worden in elk geval 10 jaar na afloop of beëindiging van onze (klant)relatie verwijderd

Voor meer details over de bewaartermijn kunt u steeds een e-mail sturen naar: privacyofficer@jarviss.nl .

5. Persoonsgegevens van derden

Indien u persoonsgegevens van derden aan ons verstrekt, garandeert u dat u deze derden heeft geïnformeerd en dat u alle noodzakelijke toestemmingen heeft verkregen om de persoonsgegevens van die derden aan JARVISS door te geven..

6. Cookies

Onze Website en Service Desk maken gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookie policy.

7. Doorgifte van persoonsgegevens

JARVISS kan uw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk voor de doeleinden uiteengezet in artikel 4, delen met:

externe dienstverleners (zoals IT-dienstverleners, beveiligingsproviders, leveranciers, communicatie- en softwareproviders of hostingproviders);
professionele adviseurs (zoals advocaten of auditors);
verbonden entiteiten;
derden aan wie wij (delen van) onze aandelen, activiteiten of activa wensen te verkopen, over te dragen of te fuseren.

Op verzoek zal JARVISS u zo spoedig mogelijk na het verzoek informeren over de derden met wie uw persoonsgegevens werden gedeeld door u een meer gedetailleerde lijst te verstrekken.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken indien dit wettelijk vereist is of indien wij te goeder trouw van mening zijn dat een dergelijke bekendmaking noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijk onderzoek, een gerechtelijk bevel of ter verdediging of bescherming van onze rechten.

Verwerkers en subverwerkers van JARVISS handelen steeds onder de verantwoordelijkheid van JARVISS. Indien JARVISS (sub)verwerkers inschakelt, gebeurt dit steeds op basis van een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de AVG. Wij verplichten al onze (sub)verwerkers om passende technische en organisatorische maatregelen (met inbegrip van beveiligingsmaatregelen) te nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Indien wij uw persoonsgegevens bekendmaken zoals hierboven beschreven, zullen wij passende waarborgen implementeren om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend ter beschikking gesteld aan (sub)verwerkers, werknemers en andere derden op basis van het “need-to-know”-principe, beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten.

8. Internationale transfers

In principe draagt JARVISS geen persoonsgegevens over naar landen buiten de European Economic Area (“EEA”), tenzij u zich buiten de EEA bevindt en onze Website of Service Desk van daaruit bezoekt. Indien persoonsgegevens toch buiten de EEA worden doorgegeven, gebeurt dit steeds in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving en met passende waarborgen.

Neem gerust contact met ons op als u meer informatie wenst over de specifieke mechanismen die worden gebruikt bij de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EEA.

9. Direct marketing

JARVISS kan uw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering). Dit stelt JARVISS in staat u op de hoogte te houden van haar producten, updates, evenementen, enz. U geeft hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming, maar u kunt deze toestemming te allen tijde kosteloos intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering), voor zover dit betrekking heeft op dergelijke direct marketing.

U heeft te allen tijde het recht om kosteloos bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering), voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing, door een e-mail te sturen naar: privacyofficer@jarviss.nl .

10. Gegevensbeveiliging

JARVISS verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en levert redelijke en passende inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen, waarborgen en zekerheden geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de AVG, in het bijzonder om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde wijziging of vernietiging.

Neem gerust contact met ons op indien u meer informatie wenst over de specifieke maatregelen die zijn genomen.

Ondanks de door ons genomen maatregelen dient u zich ervan bewust te zijn dat er steeds risico’s verbonden zijn aan het verzenden van persoonsgegevens via het internet. De veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens kunnen nooit volledig worden gegarandeerd, noch kunnen wij garanderen dat onbevoegde derden deze maatregelen nooit zullen omzeilen of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden zullen gebruiken.

11. Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om de in artikel 4 van dit privacybeleid vastgestelde doeleinden te vervullen, met inbegrip van het naleven van wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren in geval van een klacht of indien wij redelijkerwijs menen dat er een vooruitzicht bestaat op een gerechtelijke procedure met betrekking tot onze relatie met u.

Daarna is het nog mogelijk dat uw persoonsgegevens voorkomen in onze back-ups of archieven, maar zij zullen niet langer actief worden verwerkt in een bestand. Dergelijke back-ups of archieven worden automatisch verwijderd overeenkomstig ons back-up- en archiveringsbeleid.

De toepasselijke bewaartermijnen zijn opgenomen in de tabel onder artikel 4.

12. Uw wettelijke rechten

Binnen de grenzen bepaald in artikelen 15–22 van de AVG beschikt u over de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: u heeft het recht om bevestiging te verkrijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken, om toegang te krijgen tot die persoonsgegevens en om informatie te ontvangen over hoe en waarom deze worden verwerkt, evenals om een kopie van deze persoonsgegevens te ontvangen.

Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren of om uw persoonsgegevens te laten aanvullen indien deze onvolledig zijn.

Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”): u heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen.

Recht op beperking van de verwerking: u heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om deze persoonsgegevens over te dragen (of te laten overdragen) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar: privacyofficer @jarviss.nl.

De uitoefening van deze rechten is in principe kosteloos. Enkel in geval van kennelijk ongegronde of buitensporige (bijvoorbeeld herhaalde) verzoeken kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen. JARVISS zal u vooraf informeren over een eventuele vergoeding.

Gelieve in uw verzoek duidelijk te vermelden welk recht u wenst uit te oefenen, zodat wij u zo efficiënt mogelijk kunnen helpen. In sommige gevallen kunnen wij u vragen om bijkomende informatie te verstrekken om uw identiteit te verifiëren.

Indien u contact met ons opneemt om uw rechten uit te oefenen, zullen wij binnen één (1) maand reageren. In uitzonderlijke gevallen kan dit worden verlengd tot maximaal drie (3) maanden; in dat geval zullen wij u binnen één (1) maand informeren over de redenen van de vertraging.

You can exercise these rights by sending an email to: privacyofficer @jarviss.nl .

13. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke regelgeving.De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bevordert en bewaakt de bescherming van persoonsgegevens.

Contactgegevens Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Telefoonnummer: (070) 888 85 00 (alleen voor zakelijke relaties)

Faxnummer: 088 – 071 21 40

Internet: Autoriteit Persoonsgegevens

Contact met de Autoriteit Persoonsgegevens

Openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 13.00 uur.

Adres: Hoge Nieuwstraat 8, 2514 EL Den Haag

Wij stellen het echter op prijs indien u ons eerst de kans geeft om uw bezorgdheden te behandelen. Neem daarom bij voorkeur eerst contact met ons op.

14. Links naar derden

Onze Website en Service Desk kunnen links bevatten naar websites en/of applicaties van derden. JARVISS is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en applicaties, noch voor de privacypraktijken en -normen van deze derden. Wij raden u aan de relevante privacyverklaringen van deze derden te raadplegen voordat u hun cookies accepteert en hun websites bezoekt, zodat u zich ervan kunt vergewissen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd. Niettemin streven wij ernaar de integriteit van onze Website en Service Desk te waarborgen en verwelkomen wij alle feedback over deze websites en/of applicaties.

15. Aansprakelijkheid

Indien JARVISS uw persoonsgegevens rechtmatig heeft doorgegeven aan een derde (die geen (sub-)verwerker is), is JARVISS niet aansprakelijk voor enige onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.

JARVISS is in elk geval enkel aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de verwerking van persoonsgegevens indien zij haar specifieke verplichtingen onder de AVG niet is nagekomen. De aansprakelijkheid van JARVISS is beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk door haar verzekeraar wordt uitgekeerd voor het schadeveroorzakende feit. JARVISS is in geen geval aansprakelijk voor bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade.

De voorgaande uitsluitingen en beperkingen gelden slechts in de maximaal toegelaten mate volgens de toepasselijke wetgeving.

16. Wijzigingen aan dit privacybeleid

JARVISS kan dit privacybeleid ten allen tijde wijzigen. Wijzigingen zullen op de Website worden vermeld. De datum van de meest recente versie wordt hieronder weergegeven. Gelieve dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van wijzigingen die u kunnen beïnvloeden.

Gewijzigde versies van dit privacybeleid treden in werking vijf (5) dagen na publicatie op de Website en/of een andere vorm van bekendmaking en zullen, indien vereist, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd, tenzij de wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting. In dat laatste geval treden de wijzigingen onmiddellijk in werking.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Dit privacybeleid wordt beheerst door, geïnterpreteerd en uitgevoerd overeenkomstig het Nederlands recht.

Laatst bijgewerkt: 14 april 2025